AdSysCo Nieuwsbrief

RegiCare release notes september 2025

Beste lezer,

De zomer 🏖️ loopt op haar einde en naast de nodige ontspanning is er ook behoorlijk hard gewerkt aan weer een mooie nieuwe RegiCare update. In deze september-update vertellen we over alles wat er nieuw is onder de zon ☀️.

Afwezigheid van een hoger niveau
Wie wil nou niet graag direct kunnen zien of iemand bereikbaar of inzetbaar is, of niet natuurlijk… Daarom registreren we afwezigheid nu ‘op een nieuwe manier’.

Beter verslagleggen in RegiAct
Bijeenkomsten hebben een prominentere plek gekregen, het bijhouden van presentie en prestatie van bijeenkomsten is was nog nooit zo makkelijk!

RegiSignaal in een nieuw jasje
Eerder is de stijl van onze nieuwe CRM kaart goed ontvangen, in dezelfde stijl hebben we nu ook het signaleren opnieuw vorm gegeven.

Meer inzicht in RegiAct vragenlijsten!
Het is niet noodzakelijk, maar wel handig! Wanneer je in enkele seconden een samenvatting kunt laten maken van alle ingestuurde open antwoorden, toch?

Nog meer kleine fixes en verbeteringen…
Dat is niet alles, ook in andere modules zijn er nog diverse kleine verbeteringen te vinden:

een extra filter in regiinbox
datum van vraag wordt uitvoerdatum in regimatch
meerdere verbeteringen in de vragenlijsten
afmetingen en nieuwe opties rondom afbeeldingen & video

Nieuwsgierig geworden? Hieronder lees je alle details.

Vragen, opmerkingen of ideeën? Laat gerust van je horen – we zijn benieuwd naar je ervaring!

Afwezigheid van een hoger niveau

Vrijwilligers, chauffeurs, deelnemers en cliënten kunnen door omstandigheden tijdelijk afwezig zijn, bijvoorbeeld door ziekte of vakantie.

Voor het bepalen van inzetbaarheid en bereikbaarheid is het belangrijk dit goed bij te houden, daarom heeft afwezigheid nu een centrale plek gekregen in RegiCare.

Daarnaast zijn er nieuwe opties bij het registreren van afwezigheid:

Flexibel registreren: afwezigheid kan nu ook per dagdeel (uren) worden opgegeven.
Onbepaalde tijd: het is mogelijk om afwezigheid zonder einddatum in te voeren.

Direct zichtbaar: open je de persoonskaart van bijvoorbeeld een vrijwilliger die afwezig is, dan wordt dat nu direct weergegeven. Ook bij het zoeken naar vrijwilligers (matchen) wordt afwezigheid direct in de schermen getoond.

Beter verslagleggen in RegiAct

Minder klikken, meer overzicht

Het organiseren van activiteiten is een krachtige manier van collectieve dienstverlening. In RegiCare vind je al het gereedschap om dit goed te doen. Het wordt steeds belangrijker om jullie impact en bereik inzichtelijk te maken en snelle verslaglegging te ondersteunen. Daarom hebben we de verslaglegging in RegiAct flink verbeterd!

Nieuw module scherm

Het openingsscherm van RegiAct is helemaal vernieuwd en verrijkt met slimme informatie.

Status tegels: als medewerker of coördinator zie je nu in 3 status tegels de informatie over activiteiten waar jij aan gekoppeld bent.
Rolafhankelijk inzicht: applicatiebeheerders, modulebeheerders en gebruikers met de RegiAct-kijkersrol krijgen de informatie te zien over alle activiteiten. (Voorheen hadden ook coördinatoren dit brede overzicht, nu is het toegespitst op jouw eigen activiteiten.)
Verslaglegging in beeld: de derde tegel laat zien welke bijeenkomsten in de afgelopen 12 maanden nog verslaglegging missen. Zo weet je precies waar actie nodig is.
Direct verslagleggen: vanuit het overzicht kan je direct verslagleggen op de bijeenkomsten met vernieuwde formulieren. Dat scheelt je een hoop kliks.

Daarnaast vind je op het scherm een nieuw blok met jouw bijeenkomsten van vandaag en de komende 7 dagen. Handig: je kunt direct de verslaglegging doen van de activiteiten van vandaag en in één oogopslag zien wat er nog op je agenda staat.

Kortom: meer overzicht, sneller handelen en altijd up-to-date.

Duidelijkere, eenvoudigere en snellere formulieren

Nieuw bij presentie: je kunt nu ook bij presentie een verslag schrijven. Voorheen kon dit alleen bij prestatie via het opmerkingenveld. In de nieuwe schermen heet dit veld nu duidelijk “Verslag”.
Minder verwarring: het signaleringsveld bij prestatie zorgde vaak voor onduidelijkheid. Daarom is dit veld niet meegenomen in de doorontwikkeling. Voor signaleringen raden we aan om RegiSignaal te gebruiken, zodat opvolging altijd goed geborgd is. Vraag je applicatiebeheerder of servicemanager naar de mogelijkheden.
Sneller presentie bijwerken: in het nieuwe presentiescherm vink je met één klik iedereen aan of uit. Wil je alleen de aanwezigheid van één persoon aanpassen, bijvoorbeeld omdat iemand zich van tevoren afmeldt? Dan zoek je die persoon eenvoudig op en wijzig je de status direct.

Met deze verbeteringen wordt verslaglegging overzichtelijker en gaat het bijwerken van presentie sneller dan ooit.

Eén scherm voor al je bijeenkomsten en verslaglegging

Goed nieuws! Je hebt nu eindelijk volledig inzicht in al je bijeenkomsten, over alle activiteiten heen – mét de status van de verslaglegging.

Met het nieuwe Bijeenkomstenoverzicht kun je:

Verslaglegging doen van meerdere bijeenkomsten, over verschillende activiteiten.
Snel bewerken van bijeenkomsten zonder steeds heen en weer te klikken.
Direct inzicht krijgen in de status van verslaglegging, inclusief een duidelijk overzicht welke bijeenkomsten al een verslag hebben.
Per week bladeren of kiezen uit handige periodes zoals deze maand.
Zoeken op omschrijving om snel de juiste bijeenkomst te vinden.
Slim filteren: toon alleen bijeenkomsten van jouw activiteiten, alleen die zonder verslaglegging, of filter op kenmerken van de activiteit. Zo krijg je bijvoorbeeld in één oogopslag de status te zien van alle activiteiten die onder jongerenwerk vallen – deze week of deze maand.

Activiteit status in beeld

Was het soms onduidelijk waarom je geen verslaglegging kon doen of waarom een activiteit niet volledig leek? Dat probleem is nu opgelost!

In RegiAct tonen we voortaan helder de status van je activiteit met duidelijke meldingen. Zo zie je in één oogopslag:

De status van de verslaglegging: is alles up-to-date of loopt het achter?
Of de activiteit nog de status voorlopig heeft.
Of er al bijeenkomsten zijn toegevoegd en wanneer de eerstvolgende is.
Of er al een medewerker gekoppeld is.
Het aantal kenmerken van de activiteit.
Het aantal inschrijvingen (indien aanwezig).
Het aantal vragenlijsten en reacties (indien aanwezig).
Of de activiteit al is gepubliceerd.

Omdat je bij het aanmaken van een activiteit nog niet alles weet of in kan vullen, worden de meldingen pas geel als de activiteit binnen 7 dagen begint. En verschijnt er in het activiteiten overzicht een oranje driehoekje bij de activiteit.

👉 Gele meldingen zie je bovendien ook terug in het activiteitenoverzicht. Zo weet je altijd precies wat er nog nodig is om je activiteit compleet te maken.

Medewerker toevoegen is nu makkelijker

Het toevoegen van medewerkers aan je activiteit is nu een stuk eenvoudiger en flexibeler.

Kies direct: je kunt medewerkers selecteren uit RegiAct, maar ook meteen personen uit RegiCRM (mits je daar de juiste rechten voor hebt).
Geen omweg meer: voorheen moest je een persoon eerst toevoegen aan het medewerkersoverzicht en het type aangeven. Dat hoeft nu niet meer – je zoekt gewoon de juiste persoon en wijst direct een rol toe bij de activiteit.
Slimme koppeling: de gekozen rollen worden als kenmerken toegevoegd aan de persoon of medewerker.
Iedereen kan verslagleggen: rollen zijn niet langer bepalend voor de functionaliteit. Iedereen die gekoppeld is en een RegiAct-rol heeft, kan verslaglegging doen.

Vernieuwde bijeenkomsten tab

Naast de grote verbeteringen hebben we ook verschillende schermen binnen de activiteit opgefrist en gebruiksvriendelijker gemaakt:

Bijeenkomstenoverzicht: uitgebreid met handige zoek- en filterfuncties.
Bijeenkomst toevoegen: het formulier is verduidelijkt zodat je sneller en foutloos werkt.
Ruimte beschikbaarheid: als een ruimte niet beschikbaar is, krijg je nu direct een duidelijke melding.

Dit betekent betere verslaglegging in RegiAct voor jou:

Meer overzicht: al je bijeenkomsten van de week bijwerken kan nu vanuit één overzicht, zonder steeds via de tegel Verslaglegging te moeten gaan.
Sneller bijwerken: verslaglegging voor je activiteit van vandaag doe je nu met 1 klik in plaats van 6.
Actie gedreven: je ziet direct wat er nog moet gebeuren rondom een activiteit.

Kortom: minder klikken, meer overzicht en meer tijd om te besteden aan waar het écht om gaat – je activiteiten. 🎉

💡 Toelichting voor applicatiebeheerders:

Alle gebruikers met de rol RegiAct Coördinator zijn omgezet naar RegiAct Medewerker.
Gebruikers met de rol RegiAct Medewerker mogen nu namelijk ook verslagleggen.
Bijna iedere gebruiker in RegiAct kreeg voorheen de rol RegiAct Coördinator omdat je als medewerker niet mocht verslagleggen.
De appliatiebeheerder kan gebruikers die echt coördinator zijn de rol RegiAct Coördinator opnieuw geven maar deze heeft momenteel niet meer rechten dan een RegiAct Medewerker.
Alle gebruikers die aan een activiteit zijn gekoppeld mogen daarvan verslaglegging doen, mits ze de rol RegiAct Medewerker of RegiAct Coördinator hebben.
In RegiCare online wordt nu rekening gehouden met de Full Client instelling:
“Voor nieuwe bijeenkomsten wordt de aanwezigheid standaard op aan gezet”
Deze instelling is te vinden in de onder: Bestand – Instellingen – Activiteiten

RegiSignaal opgefrist

Strakker design en handige verbeteringen

Ook RegiSignaal heeft in deze release een flinke opfrisbeurt gekregen. De module voelt nu moderner en overzichtelijker aan – elke pagina ziet er een stuk strakker uit. ✨

Daarnaast hebben we verschillende functionele verbeteringen doorgevoerd die het werken met Signaal sneller en prettiger maken. Hieronder zetten we de belangrijkste aanpassingen voor je op een rij.

De overzichtspagina is nu in de nieuwe stijl: minder ruis, beter leesbaar.

Alle vertrouwde filters zijn behouden, maar we hebben ze slimmer en gebruiksvriendelijker gemaakt:

Het zoekveld “Wie” is nu veel nauwkeuriger en toont specifiek de personen en groepen die minimaal één signaal hebben.
De filters “Datum vanaf” en “t/m” zijn samengevoegd tot één handig periodefilter.

Het aanmaken van signalen is een stuk gebruiksvriendelijker geworden.

Stap voor stap: voorheen deed je alles in één grote modal, nu verloopt het proces in twee overzichtelijke stappen.
Duidelijke meldingen: verplichte velden worden meteen gemarkeerd als ze ontbreken, zodat je niets over het hoofd ziet.

De signaalpagina heeft een frisse update gekregen met een duidelijkere visuele hiërarchie. Hierdoor springt de belangrijkste informatie direct in het oog en vind je sneller de juiste actie of het juiste signaal.

Het vindplaatsen beheer is ook verbeterd. Er is nu één overzicht dat is te filteren op naam, wijk of soort vindplaats.

Meer inzicht in vragenlijsten bij Activiteiten

Het inzetten van een vragenlijst is een krachtig hulpmiddel bij het organiseren, uitvoeren en evalueren van een activiteit. Waar we eerder vooral het invullen van vragenlijsten gebruiksvriendelijker maakten, zetten we nu een mooie stap in het interpreteren van de antwoorden.

Analyse in één oogopslag: Met de knop “Vragenlijst analyse” zie je direct een overzichtelijke samenvatting van de resultaten.
Sentimentanalyse: Open vragen kunnen automatisch worden geanalyseerd om te bepalen of een antwoord positief, negatief of neutraal is. Zo kun je razendsnel negatieve feedback oppakken voor verbeteringen, en positieve feedback benutten als succesverhalen.
Samenvatting van open vragen: Bij veel respondenten kan het lastig zijn om overzicht te houden. Daarom kan je nu een korte samenvatting van alle open antwoorden laten genereren. Dit vervangt niet de rijkheid van de volledige reacties, maar geeft je in één oogopslag inzicht in de rode draad.

RegiMatch - Praktischehulp Vraag: Datum -> Uitvoerdatum

We hebben het werken met datumvelden bij vragen in RegiMatch – Praktische hulp verbeterd:

Label aangepast: Het veld heette voorheen “datum (vanaf)”, dit is nu vervangen door het duidelijkere label “uitvoerdatum”. De uitvoerdatum is de datum waarop de vraag vervult moet worden.
Filter vereenvoudigd: In de oude versie waren er drie losse filtervelden voor uitvoerdatum. Dat zorgde soms voor verwarring over hoe deze samenwerkten. Daarom hebben we dit vervangen door één overzichtelijk periodefilter.
Datum in eigen kolom: De uitvoerdatum heeft nu een eigen kolom gekregen zodat zoeken en sorteren makkelijker is geworden.

RegiInbox: extra filter optie "open + in behandeling"

In RegiInbox is een handige nieuwe filteroptie toegevoegd onder status: “open + in behandeling”.

Met deze filter zie je nu in één keer alle berichten die nog niet afgerond zijn.

Voorheen moest je hiervoor apart de lijsten open en in behandeling doorlopen – dat is nu verleden tijd

Kleine fixes en verbeteringen

Vragenlijsten

test invoer kan nu door klanten zelf (rol modulebeheerder benodigd) verwijderd worden!
vragenlijsten zoals “IPH Volwassenen” kunnen nu ook op anonieme kaderleden geregistreerd worden.

Afbeeldingen & video

extra vermeldingen van benodigde resolutie bij uploaden van bestanden, ook bieden we nu cropper mogelijkheid
video’s kunnen nu niet alleen intern maar ook op de klantportalen bekeken worden!
in RegiVrijwilliger is het mogelijk om direct een avatar of pasfoto bij een vrijwilliger up-te-loaden.

Mocht je vragen hebben over bovenstaande release notes, dan staan onze servicemanagers en helpdesk voor je klaar. Daarnaast kan je de kennisbank raadplegen voor extra informatie.

Benieuwd naar toekomstige ontwikkelingen? Houd onze website in de gaten en volg ons op LinkedIn.