AdSysCo NieuwsbriefAdSysCo NieuwsbriefDeze periode is gewerkt aan diverse verbeteringen van verschillende modules. In deze release notes worden algemene verbeteringen besproken en nemen we de aanpassingen in RegiAct en RegiVrijwilliger door. In onderstaand menu kunt u direct doorklikken naar de modules die voor u van belang zijn.
Ziet u deze afbeelding bij een punt staan? Dat betekent dat deze aanpassing of functionaliteit standaard aanwezig is in de genoemde RegiCare module. De functionaliteit is direct op het moment van plaatsen van de release beschikbaar voor u als gebruiker. Let op: wellicht zijn er binnen uw organisatie afwijkende werkprocessen.
Deze (nieuwe) functionaliteit moet specifiek voor u/uw organisatie worden ingericht. Indien u deze functionaliteit wilt gebruiken, neemt u dan contact op met uw RegiCare contactpersoon of de helpdesk van AdSysCo.
AdSysCo is in het najaar van 2021 gestart met het geven workshops voor onze klanten. Deze workshops zijn een service om het RegiCare kennisniveau van gebruikers te verhogen. Elke workshop richt zich op een specifiek onderwerp en wordt online gegeven via Microsoft Teams.
Op de vernieuwde workshop-pagina zijn data en informatie over komende workshops zichtbaar. Daarnaast kunt u zich via deze pagina inschrijven voor komende workshops. Heeft u de lancering van deze pagina gemist? Neem dan hier een kijkje.
Als je in RegiWeb bij een inschrijving de opties ‘korting’ of ‘onkosten’ selecteerde, werd deze korting (of onkosten) voor de totale periode van een inschrijving gegeven (van instroom tot uitstroom).
Met deze update is het mogelijk om bij de korting en de onkosten-regel aan te geven van wanneer tot wanneer deze korting en/of onkosten toegepast moeten worden.
Het veld ‘Datum van aanmelding’ is aangepast. Voorheen werd dit veld automatisch gevuld bij het aanmaken van een nieuwe vrijwilliger in RegiVrijwilliger. Dit veld was daarna niet meer te bewerken. Dat is nu veranderd, bij het toevoegen van een vrijwilliger kun je zelf de datum van aanmelding aanpassen en ook na de invoer is het veld nog te wijzigen.
Daarnaast staat de ‘Datum van aanmelding’ ook in het Profiel- tabblad van de vrijwilliger. In dit tabblad kan de ‘Datum van aanmelding’ ook bewerkt worden:
Bij het koppelen van de dienstverlening aan de vrijwilliger is het nu ook mogelijk aan te geven op welke locatie de vrijwilliger deze dienst uitvoert. Dit is met name belangrijk als de vrijwilliger op meerdere locaties actief is en per locatie een andere dienst uitvoert.
Filteren op dienstverlening + locatie
In het overzicht van alle vrijwilligers kan nu worden gefilterd op vrijwilligers die actief zijn naar dienstverlening en specifieke locatie. Hiervoor is een extra filterveld toegevoegd: ‘Locatie van dienstverlening’. Voor het overzicht wordt in dit veld de locatie geselecteerd en bij het veld ‘Dienstverlening’ de juiste dienst.
Locaties dienen te zijn ingericht om deze functionaliteit te kunnen gebruiken. Neem hiervoor contact op met uw eigen RegiCare coördinator/applicatiebeheerder.
Voor deze update konden alleen medewerkers van Locaties waar een vrijwilliger aan verbonden is declaraties goedkeuren van deze vrijwilliger*.
Na deze update kan een medewerker ook de declaraties goedkeuren voor de vrijwilliger waarvoor hij/zij de dossierbeheerder is.
Deze functionaliteit is vooral gewenst voor organisaties waarbij Locaties geen grote rol spelen bij het inzetten van vrijwilligers. Dit komt vaak voor in de welzijnssector.
* = als zij ook toegang hebben tot RegiDeclaratie
Het doel van het ‘Overzicht’-tabblad van een vrijwilliger in RegiVrijwilliger is om snel te kunnen zien wat er speelt rondom een vrijwilliger en van daaruit uitstapjes te kunnen maken naar andere delen van RegiCare.
De vorige versie van het ‘Overzicht’-tabblad toonde al veel informatie, maar door gebrek aan structuur was deze informatie moeilijk te scannen. In de nieuwe versie hebben we een aantal dingen verbeterd!
Verbeteringen
1. Actuele informatie bovenaan
Bovenaan in het ‘Overzicht’-tabblad wordt informatie getoond die direct relevant kan zijn voor een vrijwilliger. Je ziet hier het laatste contactmoment zodat je weet wat er gecommuniceerd is met de vrijwilliger. Daarnaast zie je meldingen die mogelijk tot actie moeten leiden van de vrijwilligerscoördinator. Op dit moment zijn dat twee meldingen:
2. Volgorde Activiteiten, Vervoer en Matches
De volgorde van modules die getoond worden is aangepast. In de oude variant werd eerst RegiMatch getoond en daarna de activiteiten.
In de nieuwe versie worden eerst de activiteiten getoond waarbij de vrijwilliger actief is. Daarna wordt informatie getoond over de inzet van een vrijwilliger in RegiVervoer. Tenslotte wordt de inzet van een vrijwilliger in RegiMatch getoond.
2. Matches
De match werksoorten worden nu gegroepeerd in een kader weergegeven zodat er een duidelijker onderscheid ontstaat tussen Activiteiten, Vervoer en Match. Binnen dit kader worden eerst de werksoorten getoond waarin de vrijwilliger al actief is. Onderaan staan de werksoorten waar zij nog niet actief is.
Daarnaast is er voor elke actieve werksoort een kleine statusbalk opgenomen waarin je snel wat basis informatie kan zien.
Het kan gebeuren dat er per ongeluk een vrijwilligersprofiel wordt aangemaakt voor iemand. Misschien wordt per ongeluk de verkeerde naam geselecteerd bij het aanmaken, of staat iemand onder een net andere naam al in het systeem.
Deze vrijwilligersprofielen konden al worden afgemeld. Het nadeel hiervan is dat de profielen nog steeds meededen in overzichten en tellingen. Het is nu ook mogelijk om een vrijwilligersprofiel te verwijderen.
Dat kan op 2 plekken:
Belangrijk om te weten dat de persoon in CRM blijft bestaan na het verwijderen van een vrijwilligersprofiel!
1. Verwijderen via status wijzigen
Dit is de meest logische plek als iemand per ongeluk is aangemaakt.
Als een vrijwilliger al koppelingen heeft (bijvoorbeeld met een locatie) dan kan zij niet direct verwijderd worden.
In dat geval moeten eerst alle koppelingen worden verbroken. Hiervoor is een goed overzicht te zien in het ‘Afmelden’ scherm.
2. Verwijderen via het ‘Afmelden’ scherm
In het afmelden scherm zijn alle koppelingen met een vrijwilliger te zien. Als deze koppelingen zijn verbroken, kan ook in dit scherm de vrijwilliger worden verwijderd.
Belangrijk: Je verwijdert alleen een vrijwilliger als deze nooit iets heeft gedaan in de organisatie! In alle andere gevallen is afmelden de juiste handeling.
