AdSysCo NieuwsbriefAdSysCo NieuwsbriefDeze periode is gewerkt aan diverse verbeteringen bij verschillende modules. In deze release notes worden algemene verbeteringen besproken en nemen we de aanpassingen in RegiCRM, Beheer, Extranet, RegiAct, RegiMatch, RegiVrijwilliger en RegiVervoer door. In onderstaand menu kunt u direct doorklikken naar de modules die voor u van belang zijn.
Ziet u deze afbeelding bij een punt staan? Dat betekent dat deze aanpassing of functionaliteit standaard aanwezig is in de genoemde RegiCare module en direct op het moment van plaatsen van de release beschikbaar voor u is als gebruiker (let op: wellicht zijn er binnen uw organisatie afwijkende werkprocessen.)
Deze (nieuwe) functionaliteit moet specifiek voor u/uw organisatie worden ingericht. Indien u deze functionaliteit wilt gebruiken, neemt u dan contact op met uw RegiCare contactpersoon of de helpdesk van AdSysCo.
RegiCare is overgestapt op een moderne support widget die speciaal gemaakt is voor zoeken naar hulp en het bekijken van de kennisbank. De vernieuwde support widget heeft een verbeterde zoekfunctie en een fris uiterlijk.
AdSysCo is in het najaar van 2021 gestart met het geven workshops voor onze klanten. Deze workshops zijn een service om het RegiCare kennisniveau van gebruikers te verhogen. Elke workshop richt zich op een specifiek onderwerp en wordt online gegeven via Microsoft Teams.
Met de update van RegiCare op donderdag 24 maart komt ook de nieuwe workshop-pagina online. Op deze webpagina zijn data en informatie over komende workshops zichtbaar. Daarnaast kunt u zich via deze pagina inschrijven voor komende workshops. Benieuwd? Neem dan donderdag een kijkje op de nieuwe pagina.
Bij het koppelen van interne medewerkers en het aanmaken van een organisatiestructuur (nu locaties, en in de toekomst ook organisatorische eenheden zoals clusters, teams etc.) is het nodig om als “hoofd/eigen organisatie” altijd dezelfde organisatie te gebruiken. Daarom hebben we in RegiCare één organisatie aangewezen als “eigen organisatie”. Soms zijn er in RegiCare meerdere organisaties met dezelfde naam ingevoerd en is het visueel niet mogelijk om te bepalen welke organisatie de eigen/hoofd organisatie is. Op het Organisaties zoekscherm (RegiCRM- Organisaties) is een link toegevoegd waarmee u snel uw eigen organisatie kunt vinden.
Uw eigen organisatie is de hoofdorganisatie binnen RegiCare.
De applicatiebeheerder van de organisatie kan contact opnemen met de helpdesk als deze eigen organisatie niet correct is.
Bij het zoeken naar personen in CRM wordt nu getoond waar een persoon een medewerker is.
Het is nu ook mogelijk om te zoeken op voorletters.
Ook voor de collectieve dienstverlening / activiteiten in RegiAct komt een dashboard en een dashbar beschikbaar. Deze functionaliteit komt komende week beschikbaar.
De dashbar staat op de eerste pagina van RegiAct en toont vier items die eventueel een actie vragen van de gebruiker. Denk aan voorlopige activiteiten die nog op definitief moeten en activiteiten waarbij nog een kenmerk gekoppeld moet worden om ze juist mee te kunnen tellen voor de verantwoordingsrapportage.
Het dashboard geeft inzicht in de aantallen activiteiten en deelnemers in een afgelopen periode. Het dashboard heeft enkele filters. Er kan gefilterd worden op seizoen (boekjaar), periode (jaar of kwartaal) en medewerker/aanmaker.
Er kan in het dashboard gefilterd worden op seizoen (boekjaar), periode (jaar of kwartaal) en medewerker/aanmaker.
Bij het aanmaken van een Medewerker (in Beheer) kan de applicatiebeheerder nu met het vinkje aangeven of de gebruiker een interne medewerker is.
Het aanvinken van “Gebruiker is interne medewerker” is een aanvullende functie voor klanten die geen RegiTijd gebruiken. Door dit aan te vinken wordt de persoon, vanuit privacy oogpunt, niet meer vindbaar via de CRM zoekvelden in de modules, behalve waar dit nodig is om medewerkers te kunnen koppelen (op dit moment alleen in RegiAct- Medewerker- zie andere release note). In dit laatste geval wordt de persoon in de lijst gemarkeerd als Medewerker. Dit is vooral relevant als die persoon ook als privé persoon in RegiCare staat en je anders dus niet kunt bepalen welke je moet koppelen.
Bij het zoeken van personen in RegiAct- Medewerkers worden interne medewerkers zichtbaar doordat achter de naam ‘medewerker’ staat. Mocht een persoon zowel als medewerker als als klant bij de organisatie betrokken zijn, dan kan hierbij de juiste persoon geselecteerd worden.
In de voorgaande release is de functie Groepsreserveringen beschreven. Met deze release is het ook mogelijk voor een medewerker van een externe organisatie om zelf via het Extranet een groepsreservering aan te maken voor activiteiten.
Binnen RegiMatch is op een aantal plekken de mogelijkheid toegevoegd om een tabel te sorteren op een kolom. Hierdoor is het mogelijk om oplopend of aflopend te sorteren op bijvoorbeeld de achternaam van de vrager of op de startdatum van een periode:
Het icoontje achter de kolommen (dat bestaat uit een pijltje naar beneden en naar boven) geeft aan op welke kolommen er gesorteerd kan worden. Als er op een kolomnaam wordt geklikt, verandert het icoontje. Een pijltje naar beneden houdt in dat er van laag naar hoog wordt gesorteerd en een pijltje naar boven (zoals in bovenstaande afbeelding te zien is, bij de kolom ‘Code’) andersom: van hoog naar laag. Er kan op één kolom tegelijkertijd gesorteerd worden. Als er voor gekozen wordt om op een andere kolomnaam te sorteren, vervalt de oorspronkelijke sortering.
Voor nu is deze mogelijkheid toegevoegd voor de werksoorten Vacaturebank, Praktische Hulp & Buddyzorg (Informele Inzet), aan het vragen overzicht en aan het vragen overzicht van een specifieke vrager.
In deze release zijn een aantal verbeteringen doorgevoerd in de organisatie-eenheden. In een recente update gaven we aan bezig te zijn met een grote verandering omtrent de structuren van organisaties. Met de komst van meer soorten – zogeheten – organisatie-eenheden wordt het mogelijk om organisaties overzichtelijker op te delen en te beheren.
Achter de schermen is deze overgang al gemaakt, maar hier is niets van te zien of te merken geweest. De komende tijd gaan we de mogelijkheid voor een meer uitgebreide organisatie-structuur samen met jullie bekijken.
Bij de nieuwe functionaliteit hoort ook een vernieuwde interface van RegiCRM. Hiervan willen we alvast wat laten zien. Deze nieuwe interface komt in een toekomstige update naar alle RegiCare gebruikers, ook als er geen grote veranderingen in de organisatie-structuur worden gemaakt.
Vernieuwd overzicht
Het overzicht van organisatie-eenheden heeft de vorm van een doorzoekbare boom waarin u snel een duidelijk beeld krijgt van de structuur van alle organisaties.
Vernieuwde overzichtskaart
De overzichtskaart van alle organisatie-eenheden is aangepast om een duidelijker overzicht te geven.
Directe en indirecte medewerkers en vrijwilligers
Omdat de structuur van een organisatie nu complexer en dieper kan zijn is het handig om te zien welke medewerkers of vrijwilligers direct zijn gekoppeld of gekoppeld zijn aan een organisatie-eenheid ergens anders in de boomstructuur. In onderstaande afbeelding staat het overzicht van de directe en indirecte vrijwilligers. Het overzicht van de medewerkers is vergelijkbaar opgebouwd.
Organisatie-eenheden toevoegen en verplaatsen
De organisatie-eenheden die u kunt koppelen aan een andere organisatie-eenheid verschilt per type. In het voorbeeld hieronder ziet u de mogelijkheden bij een organisatie.
Organisatie-eenheden kunnen na het toevoegen ook nog verplaatst worden mocht dat nodig zijn. U doet dit door een nieuwe bovenliggende organisatie-eenheid te kiezen bij het bewerken.
Er kan nu per vrijwilliger een “Dossierbeheerder” worden gekoppeld in RegiVrijwilliger.
Als aanvulling op de al beschikbare indelingen (dienstverlening, locatie, werkgebied) is het nu ook mogelijk om collega’s te koppelen aan een vrijwilliger. Hiermee kan een professional snel een lijstje maken van de aan hem of haar gekoppelde vrijwilligers.
Koppelen
Bij het koppelen van een dossierbeheerder zijn alle gebruikers die een rol hebben gekregen in RegiVrijwilliger te selecteren.
Filteren
In het vrijwilligersoverzicht kan gefilterd worden op dossierbeheerder. Die filter zit onder het ‘meer filters’ kopje.
Dossierbeheerder ook zichtbaar op tabblad Dienstverlening in RegiCRM
De dossierbeheerder wordt getoond op het tabblad dienstverlening van een persoon in RegiCRM.
Het kunnen inplannen van vrijwilligers was tot op heden een vrij beperkte functionaliteit in de vervoersmodule van RegiCare. Daar is nu verandering in gekomen.
Er is een tegel ‘Rooster’ bij gekomen in het hoofdscherm van RegiVervoer. Achter deze tegel zit grotendeels de functionaliteit voor het kunnen inplannen van de vrijwilligers. Maar ook bij de dagelijkse planning is het nog steeds mogelijk om de vrijwilligers voor die dag in te plannen.
Het rooster scherm bestaat uit 2 weergaves:
De kalender toont per dag de volgende blokken:
Enkel in de kalender weergave is er de mogelijkheid om vrijwilligers in te plannen. Dit kan op 3 manieren:
Wilt u meer lezen over de kalenderweergave? Bekijk dan het artikel op onze interne kennisbank.
Er is nu de mogelijkheid om shifts te definiëren. Deze shifts zijn te beheren onder de tegel ‘Beheer’ en vervolgens de tegel ‘Shifts’. Bij de shift dient minimaal een benaming, dag van de week, starttijd en eindtijd opgegeven te worden.
De shift kan gebruikt worden bij het inplannen van een vrijwilliger, hierbij worden de starttijd en eindtijd ingevuld op basis van de opgegeven start en eindtijd bij de shift. Verder kan de shift ook gebruikt worden bij het filter bij route op de planning pagina.